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2024 個人知識管理運作流程

· 閱讀時間約 10 分鐘

classroom

這篇文想來紀錄近期比較有意識在思考與建構的個人知識管理(Personal Knowledge Management)運作流程。

儘管這是個通俗的說法,但我其實並不喜歡「知識管理」這個詞,就有點像部分人認為「設計思考」這個詞被濫用,那些思考框架是來自於獲得良好結果過程的歸納,而不是死板的遵從這些步驟就能成功得出好的設計或策略;同理,知識的運作可以被學者、知識工作者拆分成許多階段,但若要能夠在生活中良好地吸收、轉化、應用資訊並累積知識,追根究底還是來自於對自己的認識,歸納出一套符合自己腦袋運作方式的流程。

由於我實在是個很散的人,以下不會有很明確的方法論、框架規範,單純是個人想法的統合整理。

參考資料

寫這篇文章之前我也看了一些其他人的流程(結果列出來發現只有某間公司的員工跟我的朋友 XD)

以下流程對我來說有重疊也有借鏡,值得一提的是大家各自的用詞可能有所不同,「Lifecycle」、「系統」、「流程」,但深入本質,我認為都像是一種「思考的迭代」,這些步驟循環往復、成果堆疊,最終成為最適於現在,更優於未來的我們。

我的流程

探索 Explore → 採集 Capture → 組織和延展 Organize & Develop → 行動 Action

Flow

探索 Explore

在初始的探索階段,得到的會是片段的資訊、不同感官的體驗。

資訊輸入

這個部分最常會是透過大家習慣的不同知識載體來獲取資訊,包含文字、影音、圖像、音樂等,在數位時代之中,這些會是最氾濫、最多元、最容易取得,卻也最需要篩選的內容。

幫助我探索、過濾、收斂、總結的工具包含以下:Arc、Kobo、Spotify、Readwise、Immersive translate、ChatGPT。

體驗

這裡的體驗指的是動用身心五感在真實生活中的場景沈浸,通常除了被動地吸收還會主動同步、甚至是進一步的輸出,比如運動、演奏、對談等。

對我來說,我近期保持或是新嘗試的體驗有這些:練舞、水肺潛水、雪板課程、聊聊計畫。

採集 Capture

接續著探索的過程,從資訊與體驗中採集對自己有意義的內容是個重要的過程,並且有許多種形式。這是開始進入神奇腦內運作的一個階段,要嘗試把資訊、思考、感受用最貼近腦中的形式採集下來。

文字筆記

文字是從小到大被教育使用、也最習慣使用的方式,對我來說的好處是它適合用來理解、用來表達,但難處卻是它經常無法足夠貼近我的思考,因此對我來說是個概略的採集方式。

目前的採集工具:Heptabase(只想短暫保存的部分偶爾還是會用一下 Google Keeps)

圖像化筆記

我並不是個畫畫能手,因此這裡的圖像化會是混和著文字、圖形、插圖等,用各種方式的結合來試圖比文字更貼近腦海中的畫面,比如流程圖、樹狀圖、心智圖、icon、各種排版甚至是手繪元素。

常用工具:Goodnotes、Figma(FigJam)

組織和延展 Organize & Develop

在探索和採集後,會需要透過組織來形成更全面的理解、基於理解去發展自己的觀點與立場。

思考、理解、連結

在這個階段裡其實手段是很混合的,我會查看採集而來的內容,找尋連結、理解脈絡、思考延伸發展的可能性。

而這也是為什麼我認爲這整個流程是一種思考的迭代,因為在這個階段中,我很有可能回頭反覆進行探索與採集,以增加我組織與延展的素材。

在這個階段裡我會使用的工具涵括前兩個階段,但更多的會是需要聚集採集到的資訊,因此以現階段來說會以 Heptabase 跟 FigJam 有較高的使用頻率。

行動 Action

在建立起知識,有了自己的想法、立場、觀點以後,我認為最重要的部分是如何將這些腦內劇場化為實體的行動。就如同我在 About 頁面提到的 Personal Rules:比起猶豫不決更優先採取行動,行動是開啟新的探索的鑰匙、是改變狀態的推力,也是看見現有思考缺口的方式。

分享

就像是學外文,輸入和輸出是兩種完全不同的理解。

From Digital Sandbox To Digital Garden 所提到蒐集想法、寫作、釐清自己的思路是一個連續的過程,當我閱讀了我的寫作我才真正瞭解我所想 ("I write because I don't know what I think until I read what I say." — Flannery O'Connor),而在分享過後,也才能夠得到回覆、展開對話,開啟新的探索和聽見不同的聲音。

除了寫作以外,各種型態的分享也是如此,跳舞的人會用舞蹈分享對音樂的理解、攝影的人會用照片展現觀看的視角,除了分享自己,也會去了解別人。

我常用的工具:Twitter、個人網站(過去是用 Medium)、Instagram

決策

行動的另一個層面是決策,當了解夠多理財知識後決定要投資哪一支股票、當足夠瞭解用戶需求後決定要採取特定解法……這些決策帶領著我們去改變現狀、驗證思考,並不斷因失敗或變化而讓自己意識到原有的認知不足,需要重新從探索開始累積知識。


更多關於行動

由於過往常常讓許多想法或計劃卡在自己腦內,因此「行動」是我近期最關注並且督促自己執行的一個階段,以下是有關行動的一些引言,希望能用來提醒自己。

If you just do knowledge work, it's always connected to action.

—— 《Exploring Heptabase's 2024 Feature Updates and Future Plans with Founder Alan Chan》

「資訊」「思考」「行動」三者必須相輔相成,其中又以「行動」特別重要。

唯有行動才能得到他人與市場的回饋,這些都是無法從書上和網路上取得的資訊。而且行動帶來的體驗也能促進我們思考,換句話說,行動可以推動良性循環,獲得更優質的資訊與思考。

—— 《提高思考解析度》

一位 PM 就像是一個產品,不斷修正自己的假設與行動就如同產品迭代 ( Iteration ),持續地提升性能就能夠解決更多更重要的問題。

—— 《Blog 81 — 身為一個 PM 新手,我可以如何快速上手工作 (中),產品經理技能篇》